Autorzy referatów powinni przesłać mieszczące się na 1 stronie streszczenie w języku polskim i w języku angielskim. Streszczenie powinno jasno określić problematykę proponowanego referatu i jej związek z tematyką konferencji.

Po otrzymaniu informacji o zakwalifikowaniu referatu przez Komitet Naukowo-Programowy należy przesłać elektroniczną wersję artykułu w języku angielskim (do 8 stron) w formie załącznika e-mail lub na dyskietce 3.5 '', w MS Word 7 lub w wersji wyższej. Zakwalifikowane referaty zostaną wydane na płycie CD (ISBN), a streszczenia w materiałach konferencyjnych. W celu opublikowania referatu wymagane jest wniesienie opłaty konferencyjnej.

Oficjalnymi językami konferencji będą język polski i język angielski. Prezentację (PowerPoint wersja 97) towarzyszącą referatowi należy opracować w języku angielskim.

Wybrane referaty (Wybór zostanie przeprowadzony przez recenzentów na podstawie wartości naukowej i technicznej oraz przejrzystości przedstawienia tematu) zostaną po konferencji opublikowane w specjalnym wydaniu Zeszytów Naukowych Politechniki Śląskiej serii "Transport" (ISSN). Warunkiem dodatkowym tej publikacji jest osobiste wygłoszenie referatu.
Przy pisaniu streszczenia i referatu należy ściśle stosować się do instrukcji zawartych w szablonach. Instrukcje te zostaną automatycznie przesłane po dokonaniu rejestracji za pomocą formularza elektronicznego. Można je również pobrać z poniższej lokalizacji.